כשחושבים על ארגון אירוע, המקום הראשון שעולה לנו בראש מבחינת מיקום עריכת האירוע הוא אולם אירועים או בבית (אם התנאים מאפשרים). אולם, קיימת אפשרות נוספת לעריכת אירוע דווקא לא במקום קונבנציונלי ורגיל, אלא תחת כיפת השמיים, בטבע ובאווירה מושלמת באוויר צח ונקי.
ארגון אירוע מושלם תחת כיפת השמיים נשמע חלומי וקסום, אבל ארגון שכזה ידרוש מאיתנו ירידה לפרטים הקטנים ביותר, ללא קשר לסוג האירוע. החל ממיקום האירוע ועד השכרת ציוד לאירועים בחוץ. המטרה היא שבעלי השמחה יהיו מרוצים ושמחים, ולא פחות חשובים הם האורחים, שצריכים לצאת עם תחושה טובה מהאירוע.
למה צריך לשים לב כשמארגנים אירוע בחוץ?
תקציב
תקציב תכנון אירוע הוא הדבר החשוב ביותר שעליכם לחשוב עליו טרם הפקת כל אירוע. באמצעות בניית תקציב בצורה מסודרת, תוכלו לעמוד בציפיות שלכם ולהבין באיזה לוקיישן יהיה טוב ביותר לחגוג את השמחה שלכם. האם הוא יהיה בגן אירועים? באולם? מה הקונספט שבבסיסו יעוצב האירוע? ומה כמות האורחים הצפוייה להגיע.
בנוסף, בתוך התקציב ייכנס השיקול היכן כדאי למקם את האירוע, כך שאם תבחרו שהאירוע יתקיים תחת כיפת השמיים, בטבע או בבית, תצטרכו להכניס לחישוב את שירותי השכרת הציוד וההסעדה. קחו בחשבון שעריכת אירוע בגן אירועים או באולם תסתכם במחיר שונה מאשר עריכת אירוע בטבע.
מיקום
מיקום האירוע הוא הדבר השני שצריך לחשוב עליו בהפקת האירוע. תמיד תוכלו למצוא גן אירועים שיעניק לכם את כל השירותים בתכנון האירוע שלכם וכך לא תצטרכו "לשבור את הראש", המקום ידאג לאוכל, למקומות ישיבה, לתאורה ולכל מה שתזדקקו לו.
כשאנשים עורכים אירוע תחת כיפת השמיים הם רוצים להיות מקוריים וכך להפיק אירוע במקום מעניין ומסקרן, לדוגמא, בטבע, בפרדס, בים ובכל מקום אחר שאירוע רב משתתפים יכול להתקיים בו. כדאי לבחור לוקיישן שיוכל להתאים גאוגרפית לאורחים שלכם. כמו כן, דאגו להוראות הגעה על מנת להימנע מעוגמת נפש מצד האורחים שלכם.
השכרת ציוד ואירועים וקייטרינג
תכנון של אירוע במקום לא קונבנציונלי דורש התעסקות עם שירותי הסעדה ושירותי השכרת ציוד. כדאי לבחור את אנשי המקצוע המתאימים לפי המלצות שתקבלו מחברים, משפחה או בשיטוט ברחבי האינטרנט אשר יניב תוצאות והמלצות לפי הצורך שלכם. חברות השכרת ציוד לאירועים בחוץ יעניקו לכם סיוע בבחירת הציוד המתאים לאירוע שלכם מהשכרת כיסאות ושולחנות לאירועים, גנרטורים ועד הפרטים הקטנים.
בהתאם לעונה בה תקיימו את האירוע, בדקו שחברת ההשכרה תספק לכם כל מה שצריך על מנת שהאירוע יעבור בשלום. אם תקיימו אירוע בתקופת הקיץ כדאי להוסיף לציוד מצננים ומאווררים או בחורף, אוהלי קירוי למצבים של גשם או פטריות חימום שישמרו על חום האורחים.
השכירו ספק קייטרינג ובקשו לראות תפריטים, בקשו להיפגש עם הספק ולטעום מהמנות שהוא מציע, מראה עיניים לא מספיק, חשוב שתהיו מרוצים משירותי ההסעדה וככל שתהיו מרוצים, כך גם האורחים שלכם יהיו מרוצים.
